Hier finden Sie alle Informationen für die Stellenausschreibung von wissenschaftlichen Hilfskräften über das Bewerbungsmanagementsystem.
Über den folgenden Link gelangen Sie zum System.
Allgemeine Informationen können Sie dem ausführlichen Handbuch entnehmen.
Fragen und Antworten rund um das Bewerbermanagementsystem finden Sie in unseren FAQ.
Die Beantragung einer Ausschreibung erfolgt über das Bewerbungsmanagementsystem, welches Sie unter folgendem Link aufrufen können:
https://stellenboerse.uni-mainz.de/HPv3/Dashboard
Bitte loggen Sie sich mit Ihrem Universitätsaccount im System an.
Ausführlichere Informationen und Hinweise zu der Antragstellung finden Sie in der nachfolgenden Anleitung:
Hinweis zu den Aufgaben von wissenschaftlichen Hilfskräften:
Bitte beachten Sie, dass wissenschaftliche Hilfskräfte wissenschaftliche Dienstleistungen in Lehre und Forschung erbringen und grundsätzlich von wissenschaftlichem Personal angeleitet werden. Sollte dies nicht auf die Tätigkeiten Ihrer zu besetzenden Stelle zutreffen, wenden Sie sich bitte an Ihre/n Personalsachbearbeiter*in der PA 1, da gegebenenfalls die Ausschreibung einer Aushilfskraft nach dem TV-L in Betracht kommen könnte.
1.1. Einstellungen im Bewerbungsmanagementsystem
Ergänzen Sie im ersten Schritt unter dem Menüpunkt „Einstellungen“ Ihre persönlichen Daten sowie Ihre Signatur und aktivieren Sie alle gewünschten E-Mail-Benachrichtigungen.
Signatur:
Ihre hier hinterlegte Signatur wird beim Versenden von E-Mails über das System automatisch verwendet. Wenn Sie möchten, haben Sie unterhalb der Signatur zudem die Möglichkeit ein Foto von sich einzustellen. Dieses Foto wird in der Annonce Ihrer Stellenausschreibung angezeigt und gibt den Bewerbenden einen persönlichen Eindruck, wer ihre Ansprechperson ist.
E-Mail-Benachrichtigungen:
Hier können Sie einstellten, in welchen Fällen, Sie per Mail vom System informiert werden möchten (z.B. beim Eingang einer Bewerbung). Die Einstellungen betreffen alle Verfahren, an denen Sie beteiligt sind. Es ist nicht möglich für einzelne Verfahren unterschiedliche E-Mail-Benachrichtigungen zu aktivieren.
Ausführliche Informationen und Hinweise zu den einzelnen Bereichen des Systems finden Sie im Handbuch des Bewerbungsmanagementsystems.
Nach der erfolgreichen Prüfung Ihres Antrags auf Stellenausschreibung werden wir Ihre Ausschreibung auf der JGU-Stellenbörse sowie auf Jobteaser veröffentlichen. Sie und alle am Verfahren beteiligten Personen werden im Zuge dessen automatisch vom System über die erfolgte Veröffentlichung informiert.
Selbstverständlich ist es auch möglich Ihre Ausschreibung innerhalb Ihrer eigenen Netzwerke zu verbreiten. Bitte verwenden Sie dazu den Link zur Stellenausschreibung auf unserer Stellenbörse, damit die Bewerbenden sich direkt über unser Online-Bewerbungsformular bewerben können.
Die Bewerbungen gehen über die an das Bewerbungsmanagementsystem geknüpfte Stellenbörse ein und sind im System unter dem Menüpunkt "Bewerbungen" - "Bewerbersuche" abrufbar. Alle Bewerber*innen erhalten automatisch eine Eingangsbestätigung ihrer Bewerbung.
Um die Anzahl externer E-Mail-Bewerbungen zu reduzieren, bitten wir Sie, alle Bewerbenden, die sich per E-Mail bewerben, zunächst auf unser Online-Bewerbungsformular zu verweisen. Nur wenn eine Bewerbung über die Stellenbörse aus technischen oder anderen nachvollziehbaren Gründen nicht möglich sein sollte, können wir E-Mail-Bewerbungen manuell ins System einpflegen. In diesen Fällen bitten wir Sie um eine umgehende Weiterleitung der Bewerbung an personalrecruiting@uni-mainz.de. Bitte schicken Sie uns ebenfalls alle Bewerbungen zu, die Sie per Post erhalten.
Die komplette Verwaltung der Bewerbungen erfolgt über das Bewerbungsmanagementsystem. So können Sie unteranderem eine erste unverbindliche Bewertung der Bewerbenden vornehmen, Unterlagen nachfordern oder die Bewerbenden direkt per E-Mail kontaktieren. Rufen Sie einfach den/die gewünschte*n Kandidat*in im System auf und erhalten Sie Einsicht in alle relevanten Bewerbungsinformationen.
Wichtig:
Bewerbungen auf Stellenausschreibungen enthalten personenbezogene Daten im Sinne der einschlägigen Vorschriften zum Datenschutz und können auch besonders sensible und daher durch zusätzliche Vorschriften geschützte Daten im Sinne des Art. 9 DS-GVO enthalten. Bitte beachten Sie bei der Verwaltung von Bewerbungen daher die Hinweise zum Datenschutz.
Nach Eingang und Sichtung der Bewerbungen treffen Sie Ihre Vorauswahl stets transparent und systematisch anhand des Anforderungsprofils des Ausschreibungstextes. Als Unterstützung zur Auswahl der geeignetsten Bewerbungen verwenden Sie gerne unsere Vorlage:
Nach Veröffentlichung Ihrer Stellenausschreibung erhalten Sie von uns auch eine individuell für Sie angepasste Version dieser Matrix. Die Verwendung dieser Vorlage ist nicht verpflichtend, dient aber zur Orientierung bei der Erstellung einer nachvollziehbar begründeten Vorauswahl. Gerne können Sie die Bewerbungsmatrix Ihren Vorstellungen entsprechend anpassen und erweitern sowie Punkte und Gewichtung neu verteilen. Beachten Sie hierbei jedoch, dass die Gewichtung und die Kriterien im Bezug zum Ausschreibungstext nachvollziehbar sein müssen. Wir empfehlen Ihnen daher Änderungen mit uns abzusprechen.
Gerne bieten wir Ihnen an, uns Ihre Vorauswahl bereits zuzusenden, bevor Sie zu den Vorstellungsgesprächen einladen. Etwaige Unstimmigkeiten können dann erkannt und behoben werden, ehe sie am Ende zu Problemen und Verfahrensverzögerungen führen.
Ausführlichere Informationen und Hinweise zum Thema Vorauswahl finden Sie in der nachfolgenden Anleitung:
Anhand des Ergebnisses Ihrer Vorauswahl können Sie im nächsten Schritt alle geeigneten Bewerber*innen zu einem Vorstellungsgespräch einladen. Es ist sinnvoll, sich bereits vor Veröffentlichung der Stelle Gedanken, um mögliche Termine für die Vorstellungsgespräche zu machen.
Wichtig:
Laden Sie nach der Terminierung der Auswahlgespräche alle zu beteiligenden Gremien (Gleichstellungsbeauftragte und ggf. Schwerbehindertenvertretung) ein. Nähere Informationen dazu, wann welches Gremium beteiligt werden muss, finden Sie unter den FAQ.
5.1 Was ist bei einer Bewerbung schwerbehinderter Menschen zu beachten?
Als schwerbehinderte Menschen gelten Personen, deren Grad der Behinderung (GdB) von mindestens 50 festgestellt wurde. Schwerbehinderten Menschen gleichgestellt können solche Menschen mit Behinderung sein, die einen GdB von weniger als 50, aber wenigstens 30 haben (§ 2 SGB XI). Die Gleichstellung wird mit dem Tag des Eingangs des Antrags auf Gleichstellung bei der Bundesagentur für Arbeit wirksam.
Wichtig:
Gemäß § 165 S. 3 SGB IX sind schwerbehinderte Menschen zu einem Vorstellungsgespräch einzuladen, es sei denn, ihnen fehlt offensichtlich die fachliche Eignung. Offensichtlich bedeutet dabei unzweifelhaft, also unter keinen Gesichtspunkten für die Stelle geeignet. Darunter können beispielsweise fest geforderte Abschlüsse oder Sprachkenntnisse zählen. Wenden Sie sich im Zweifel bitte immer an uns oder direkt an die Schwerbehindertenvertretung.
Sobald sich ein Mensch mit Schwerbehinderung auf die Stelle beworben hat, hat die Schwerbehindertenvertretung ein Recht zur Teilnahme an allen Bewerbungsgesprächen. Sie ist somit zu allen Gesprächen einzuladen.
Eine nachträglich bekannt gewordene Schwerbehinderung oder Gleichstellung ist so lange unter Anwendung der besonderen gesetzlichen Regelungen zu berücksichtigen, bis das Bewerbungsverfahren zu weit fortgeschritten ist bzw. bis eine Auswahlentscheidung getroffen wurde.
5.2 Was ist bei einer Bewerbung von JGU internen Personen zu beachten?
Eine interne Vorrangbewerbung liegt zunächst vor, wenn die/der Bewerber*in zum Zeitpunkt der Bewerbung befristet oder in Teilzeit an der JGU beschäftigt ist und die ausgeschriebene Stelle eine Entfristung des Beschäftigungsverhältnisses oder eine Erhöhung der Arbeitszeit ermöglichen würde. Ausgenommen hiervon sind wissenschaftliche Hilfskräfte und Lehrbeauftragte.
Während des Auswahlverfahrens (Vorauswahl, Vorstellungsgespräche) sind interne Vorrangbewerbende nach den gleichen Maßstäben wie die übrigen Bewerbenden zu bewerten. Der eigentliche Status als Vorrangbewerber*in kommt erst am Ende des Auswahlverfahrens zum Tragen, wenn es um die finale Entscheidung der Stellenbesetzung geht. Sollten mehrere Bewerber*innen für die Stelle in Betracht kommen sind interne Vorrangbewerber*innen bei gleicher Eignung bevorzugt zu behandeln.
5.3 Einladung der Kandidat*innen über das System
Über die Aktion „Bewerber:in einladen“ können Sie die Bewerbenden, die sich in der Vorauswahl qualifiziert haben, digital zu Vorstellungsgesprächen einladen.
Es öffnet sich eine Eingabemaske, in der Sie alle notwendigen Felder („Erweiterte Einstellungen“) ausfüllen müssen und bei Bedarf den Einladungstext („Mitteilung an Bewerber:in“) anpassen können. Blaue Kästen werden beim Versand der Mail automatisch ausgefüllt. Wenn Sie auf den Pfeil oben rechts im Aktionsfenster klicken können Sie sich unter „E-Mail-Text anzeigen“ eine Vorschau Ihrer Mail anzeigen lassen.
Bitte beachten Sie, dass Sie die Mail nicht „unterschreiben“ müssen, sondern das System automatisch Ihre in den Einstellungen hinterlegte Signatur verwendet. Richten Sie die Signatur daher unbedingt vor dem Versenden von Mails an Bewerbende ein (s. Punkt 1.1.).
Denken Sie zudem daran nach dem Versand aller Einladungen die zu beteiligenden Gremien in einer separaten E-Mail über die geplanten Termine der Vorstellungsgespräche zu informieren und dazu einzuladen.
5.4 Durchführung der Gespräche
Das Vorstellungsgespräch ermöglicht es Ihnen einen persönlichen Eindruck des Bewerbers/ der Bewerberin zu erhalten und auch die Bewerbenden erhalten in diesem Gespräch einen Eindruck unserer Universität. Aus diesem Grund sollten die Vorstellungsgespräche gründlich vorbereitet werden. Führen Sie die Gespräche anhand eines teilstrukturierten Leitfadens durch. Als Unterstützung bieten wir Ihnen folgende Muster:
Machen Sie sich strukturiert Notizen – während und nach den Gesprächen.
Wenn Sie Unterstützung bei der Durchführung Ihrer Gespräche (einschl. Arbeitsproben) benötigen, können Sie sich jederzeit an die Kolleg*innen aus der Personalentwicklung wenden.
Nach Ihrer Auswahl kann die Einstellung der bestgeeignetsten Bewerberin /des bestgeeignetsten Bewerbers veranlasst werden.
Das Einstellungsverfahren erfolgt weiterhin außerhalb des Bewerbermanagementsystems.
Alle Informationen zur Beantragung der Einstellung finden Sie hier.
Bitte informieren Sie uns, sobald Sie Ihre Entscheidung getroffen haben, damit die Absagen an die übrigen Bewerberinnen und Bewerber versendet werden können.
Sollten Bewerberinnen und Bewerber während des Verfahrens ihre Bewerbung zurückziehen, bitten wir Sie dies ebenfalls zu melden.
Für Fragen stehen Ihnen die Kolleginnen und Kollegen
des Dezernats Personal und Rechtsangelegenheiten gerne zur Verfügung.
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