Freie Mitarbeit und Gastwissenschaft

Auf dieser Seite finden Sie die wichtigsten Anliegen rund um den Themenkomplex "Freie Mitarbeit" und  "Gastwissenschaft".
Die dazugehörigen Informationen und Fragen stehen in der jeweiligen Box.

Sollten Sie darüber hinaus noch Fragen haben oder tiefgehendere Informationen benötigen, so kontaktieren Sie bitte Ihre/n zuständige/n Sachbearbeiter/in.

Ein Vertrag über freie Mitarbeit kann geschlossen werden, wenn ein konkretes Werk oder eine selbstständige Leistung, die typischerweise von Freiberuflern erbracht wird, geschuldet wird.

Gegenständlich ist die bloße Tätigkeit an sich (z.B. Erstellen eines Manuskriptes nach Vorlagen, Zusammentragen von Daten, Organisation einer Tagung).

Dabei kommt es darauf an, dass dieTätigkeit oder Leistung nicht dauerhaft oder regelmäßig an der Universität zu erbringen ist.

Die beauftragte Person muss im arbeits- und steuerrechtlichen Sinne, selbstständig sein, d.h. die Leistung wird weisungsfrei erbracht.

Welche steuer- und sozialversicherungsrechtlichen Folgen sind zu beachten?

Ein „freier Mitarbeiter“ bzw. eine „freie Mitarbeiterin“ hat keinen Anspruch auf Sozialleistungen. Weiterhin unterliegt sie/er der Einkommenssteuer und hat regelmäßig Umsatzsteuer zu erheben und abzuführen.

Besteht ein Unfallschutz?

Für freie Mitarbeiterinnen und freie Mitarbeiter besteht kein gesetzlicher Unfallschutz. Wir raten daher zur privaten Vorsorge.

Wie erfolgt die Auszahlung?

Nach Vertragserfüllung ist per Unterschrift die sachliche und rechnerische Richtigkeit durch den Verantwortlichen bzw. die Verantwortliche zu bestätigen. Entgelte für Verträge über freie Mitarbeit sind haushaltsrechtlich keine Personalkosten.
Es müssen somit entsprechende Sachmittel zur Verfügung stehen. Soll im Rahmen von Drittmittelprojekten eine Vergütung aus Personalmitteln erfolgen, bedarf dies der vorherigen Zustimmung durch den Drittmittelgeber bzw. die Drittmittelgeberin zwingend, soweit nicht eine allgemeine Umschichtungsmöglichkeit/Deckungsfähigkeit (wie beispielsweise bei der DFG) besteht.
Die Zahlbarmachung von Vergütungen aus Verträgen über freie Mitarbeit erfolgt über die Abteilung Finanzen und Beschaffung durch die Landeshochschulkasse Mainz. (Ausnahme: Verträge mit Beschäftigten des Landes Rheinland-Pfalz).
Rechnungen sind dann als „sachlich und rechnerisch“ richtig der Abteilung Finanzen vorzulegen, wenn Teilleistungen vereinbart und entsprechend abgenommen (Werkleistung) oder nachweislich Freiberufler unmittelbar beauftragt wurden, d.h. kein schriftlicher Vertrag über freie Mitarbeit vorliegt. Sofern aus der Rechnung die selbstständige Tätigkeit nicht erkennbar hervorgeht (Angaben zur Firma/Unternehmen/Praxis etc.) ist ein entsprechend geeigneter Nachweis zu führen, da andernfalls von einer Scheinselbstständigkeit ausgegangen werden muss.
Es ist also nicht möglich ohne entsprechenden Nachweis und unter Berufung auf die Kleinunternehmerregelung im Umsatzsteuerrecht Rechnungen von Privatpersonen einzureichen! Auch hier gilt, dass die Universität, hier die vertrags-abschließende Einrichtung

Welche Regelungen sind zur Vergütung zu beachten?

Bei Abschluss eines Vertrages über freie Mitarbeit ist eine Gesamtvergütung zu vereinbaren. Teilvergütungen können gezahlt werden, sofern die geschuldete Leistung tatsächlich in mehreren Teilabschnitten zu erbringen ist, was wegen des erhöhten Bearbeitungsaufwandes nur in begründeten Ausnahmefällen erfolgen sollte. Die Angabe eines regelmäßig in gleicher Höhe, bspw. monatlich, fälligen Pauschalhonorars verbietet sich, da dies ein Indiz für einen Dienstvertrag ist.