Hier finden Sie alle Informationen für die Gestaltung und den Ablauf von Stellenausschreibungs-, Bewerbungs- und Stellenbesetzungsverfahren für wissenschaftliche Stellen über das Bewerbermanagementsystem.
Über den folgenden Link gelangen Sie zum System.
Allgemeine Informationen können Sie dem ausführlichen Handbuch oder dem kompakten Leitfaden entnehmen.
Grundlage für die Besetzung einer Stelle ist die Stellenbeschreibung. Hier werden Tätigkeiten und die dazu zwingend erforderlichen Kenntnisse zu Papier gebracht. Die Erstellung einer Stellenbeschreibung ist grundsätzlich für jede Stelle erforderlich. Ausgenommen sind Stellen für wissenschaftliche Mitarbeiter/innen (EG 13 TV-L) sowie Akademische Räte. Bitte verwenden Sie für die Erstellung der Stellen- bzw. Dienstpostenbeschreibung die folgende Vorlage:
Den Entwurf der Stellen- bzw. Dienstpostenbeschreibung senden Sie bitte an eingruppierung@uni-mainz.de. Die Mitarbeiterinnen aus dem Referat PA4: Eingruppierung kümmern sich um die Festsetzung der Eingruppierung und gibt Ihnen eine Rückmeldung zum Ergebnis der Bewertung.
Sobald die Stellenbeschreibung fertig gestellt ist, kann das Anforderungsprofil für den/die neue/n Mitarbeiter/in erstellt werden. Ein durchdachtes Anforderungsprofil ist der erste Schritt für eine erfolgreiche Personalauswahl. Neben den notwendigen Fachkompetenzen überlegen Sie sich auch, welche Methoden-, Sozial- und Selbstkompetenzen Sie von Ihrer zukünftigen Mitarbeiterin oder Ihrem zukünftigen Mitarbeiter erwarten. Auch wünschenswerte Kenntnisse und Fähigkeiten können im Anforderungsprofil nun definiert werden.
Die Ausschreibung vakanter Stellen wird auf Ihren Wunsch zentral vom Dezernat Personal und Rechtsangelegenheiten - Referat PA 4: Personalrecruiting - vorgenommen.
Für die Beantragung einer Ausschreibung erfolgt über das Bewerbermanagementsystem des Dezernats Personal und Rechtsangelegenheiten.
https://stellenboerse.uni-mainz.de/HPv3/Dashboard
Bitte loggen Sie sich mit Ihrem Universitätsaccount im System an.
Weitere Informationen zur Einführung in das System finden Sie in folgendem Video:
Die Ausschreibung einer neuen Stelle wird über den Menüpunkt "Stellenangebote" – "Neue Stelle" beantragt. Hier finden Sie ein Formular, welches sie durch den Antragsprozess begleitet.
Weitere Hinweise entnehmen Sie unserem Klickvideo zum Prozess:
Innerhalb dieses Prozesses werden Sie aufgefordert den Ausschreibungstext zu gestalten. Formulieren Sie dabei die Anforderungen und Aufgaben klar und verständlich, um möglichst zielgerichtet die richtige Bewerberin oder den richtigen Bewerber anzusprechen. Stellen Sie heraus, was die JGU als Arbeitgeber und Sie in Ihrem Bereich zu bieten haben.
Zur Unterstützung bei der Erstellung des Ausschreibungstextes, stellen wir Ihnen die entsprechenden Templates in deutscher und englischer Sprache im Bewerbermanagementsystem zur Verfügung.
Bitte schauen Sie dabei auch in unsere Ausfüllhinweise, die Sie bei der Erstellung der Texte unterstützen sollen und die Verwendung der Templates erklären, wo nötig.
Vor Veröffentlichung der Stellenausschreibung ist es stets erforderlich, dass der/die Budgetverantwortliche Person des jeweiligen Bereichs der Ausschreibung zugestimmt hat. Die Freigabe der Budgetverantwortlichen Person erfolgt automatisch nach Absenden Ihres Antrages mittels eines automatischen Workflows.
3. Schritt - Ausschreibung der StelleBitte Button klicken, um Inhalt zu erweitern bzw. zu reduzieren
Sobald der Antrag geprüft und die Stellenausschreibung fertiggestellt ist, wird die Veröffentlichung der Ausschreibung durch das Dezernat Personal und Rechtsangelegenheiten, Referat PA 4: Personalrecruiting durchgeführt. Sie erhalten eine Information mit dem endgültigen Ausschreibungstext. Gerne ist es möglich diese Ausschreibung innerhalb Ihrer Netzwerke weiter zu streuen, bitte verwenden Sie dazu den Link zur Stellenausschreibung in unserer Stellenbörsen, damit die Bewerberinnen und Bewerber das Bewerbungsformular nutzen können.
Bitte beachten Sie, dass auch immer ein englischer Ausschreibungstext erstellt werden muss, da wir dazu angehalten sind alle wissenschaftlichen Stellen auch in englischer Sprache zu veröffentlichen. Die Stelle wird in englischer Sprache bei EURAXESS veröffentlicht.
Sobald die Stelle durch das Dezernat Personal und Rechtsangelegenheiten ausgeschrieben wurde, werden Sie und alle am Verfahren beteiligten Personen darüber per E-Mail informiert. Alle Informationen, die diese Ausschreibung betreffen sowie die eingehenden Bewerbungen finden Sie nun im Bewerbermanagementsystem.
Die Bewerbungen gehen über die an das Bewerbermanagementsystem geknüpfte Stellenbörse ein und sind im System unter dem Menüpunkt "Bewerbungen" - "Bewerbersuche" abrufbar. Die Bewerber/innen erhalten automatisch eine Eingangsbestätigung.
Über das System kann nun eine erste Bewertung der Bewerber/innen vorgenommen werden sowie die Kommunikation mit den Kandidaten/innen erfolgen.
Bewerbungen auf Stellenausschreibungen enthalten personenbezogene Daten im Sinne der einschlägigen Vorschriften zum Datenschutz und können auch besonders sensible und daher durch zusätzliche Vorschriften geschützte Daten im Sinne des Art. 9 DS-GVO enthalten. Bitte beachten Sie daher die Hinweise zum Datenschutz für die Verwaltung von Bewerbungen.
Das System bietet die Möglichkeit Daten verschiedener Bewerber/innen in einer Excel-Tabelle gegenüberzustellen. Markieren Sie hierzu die gewünschten Bewerbungen der Personen in der Bewerbersuche (Menü Bewerbungen - Bewerbersuche) und wählen anschließend den Button „Daten exportieren“.
Weitere Hinweise entnehmen Sie unserem Klickvideo zum Prozess:
Nach Eingang und Sichtung der Bewerbungen treffen Sie Ihre Vorauswahl stets transparent und systematisch anhand des Anforderungsprofils. Als Unterstützung zur Auswahl der geeignetsten Bewerbungen verwenden Sie gerne unsere Vorlagen:
Die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter des Referats Personalentwicklung beraten Sie gerne. Weitere Informationen finden Sie auf ihrer Homepage.
Bitte beachten Sie hier unseren aktuellen Leitfaden zum digitalen Personalrecruiting zur Durchführung von Vorstellungsgesprächen während der Zeit der Corona Pandemie.
Es ist sinnvoll, sich bereits vor Veröffentlichung der Stelle Gedanken um mögliche Termine für die Vorstellungsgespräche zu machen. Laden Sie nach der Terminierung der Auswahlgespräche die Gleichstellungsbeauftragte und ggf. die Schwerbehindertenvertretung zu den Gesprächen ein. Soweit eine/r der Bewerber/innen die Anhörung des Personalrates ausdrücklich in der Bewerbung wünscht, ist auch der Personalrat über das Verfahren zu informieren und zu den Vorstellungsgesprächen einzuladen.
Was ist bei einer Bewerbung schwerbehinderter Menschen zu beachten?
Als schwerbehinderte Menschen gelten Personen, deren Grad der Behinderung von mindestens 50 festgestellt wurde. Schwerbehinderten Menschen gleichgestellt werden solche Menschen mit Behinderung mit einem Grad der Behinderung von weniger als 50, aber wenigstens 30 (§ 2 SGB XI). Die Gleichstellung wird mit dem Tag des Eingangs des Antrags auf Gleichstellung bei der Bundesagentur für Arbeit wirksam. Sie kann befristet werden. Bei Stellen zur Berufsausbildung gelten besondere Regeln.
Gemäß § 165 S. 3 SGB IX sind schwerbehinderte Menschen zu einem Vorstellungsgespräch einzuladen, es sei denn, ihnen fehlt offensichtlich die fachliche Eignung. Offensichtlich bedeutet dabei unzweifelhaft, also unter keinen Gesichtspunkten für die Stelle geeignet.
Sobald sich ein schwerbehinderter Mensch auf die Stelle beworben hat, hat die Schwerbehindertenvertretung ein Recht zur Teilnahme an allen Bewerbungsgesprächen. Sie ist somit zu allen Gesprächen einzuladen.
Eine nachträglich bekannt gewordene Behinderung oder Gleichstellung ist so lange unter Anwendung der besonderen gesetzlichen Regelungen zu berücksichtigen, wie das Bewerbungsverfahrung noch nicht weit fortgeschritten ist oder die Auswahlentscheidung getroffen wurde.
Was ist bei einer Bewerbung von JGU internen Personen zu beachten?
Interne Bewerber/innen, die Vorrang genießen, weil sie befristet oder in Teilzeit beschäftigt sind und/oder ihre Arbeitszeit erhöhen möchten, sollten grundsätzlich eingeladen werden. Wenn Sie eine Einladung nicht für sinnvoll halten, da ihr Bewertungsraster Aufschluss darüber gibt, dass der/die interne Kandidat/in den Kriterien nicht entspricht, wenden Sie sich bitte an die Kolleginnen des Referats PA 4.
Wählen Sie die anhand Ihrer Vorauswahl geeignetsten Bewerber/innen aus und lassen ihnen eine entsprechende Einladung zu einem Vorstellungsgespräch über die Aktion "Bewerber einladen" im Bewerbungsmanagementsystem zukommen.
Bitte achten Sie darauf, den/die Bewerber/in mit Einladung zum Vorstellungsgespräch schriftlich darüber in Kenntnis zu setzen, dass Reisekosten zu Vorstellungsgesprächen von Seiten der JGU nicht erstattet werden können.
Das Vorstellungsgespräch ermöglicht Ihnen einen persönlichen Eindruck des/der Bewerbers/in zu erhalten und auch die Bewerberinnen und Bewerber erhalten in diesem Gespräch einen Eindruck unserer Universität. Aus diesem Grund sollten die Vorstellungsgespräche gründlich vorbereitet werden. Führen Sie die Gespräche anhand eines teilstrukturierten Leitfadens. Als Unterstützung bieten wir Ihnen folgendes Muster:
Machen Sie sich strukturiert Notizen – während und nach den Gesprächen.
Nach Ihrer Auswahl kann die Einstellung der/des bestgeeignetsten Bewerbers/in veranlasst werden. Nutzen Sie hierzu bitte die Aktion „Zusage/Auswahlbegründung“ im Bewerbungsmanagementsystem, welche über die Bewerbermappe des ausgewählten Bewerbers / der ausgewählten Bewerberin angesteuert wird. Bitte beachten Sie, dass Ihre Auswahl begründet und transparent sein muss.
Nach Einstellung des/der Bewerbers/in werden die Absagen für die übrigen Bewerber zentral von dem Dezernat Personal und Rechtsangelegenheiten vorgenommen.
Bleibt für Sie noch die Vorbereitung auf den ersten Arbeitstag und die Einarbeitung der neuen Mitarbeiterin bzw. des neuen Mitarbeiters: Bereiten Sie den ersten Arbeitstag der/ des neuen Kollegen/in gut vor und heißen Sie sie bzw. ihn an unserer Universität willkommen. Bereiten Sie eine strukturierte Einarbeitung vor. Nutzen Sie die Probezeit, um Ihre Auswahlentscheidung zu prüfen.
Für Fragen stehen Ihnen die Kolleginnen und Kollegen
des Dezernats Personal und Rechtsangelegenheiten gerne zur Verfügung.
Zurück zur Startseite des Dezernats Personal und Rechtsangelegenheiten