Dienstvereinbarung zum betrieblichen Eingliederungsmanagement

Dienstvereinbarung zum betrieblichen Eingliederungsmanagement

 der Johannes Gutenberg-Universität Mainz vom 17. März 2025

 

Zwischen
der Dienststelle
der Johannes Gutenberg-Universität Mainz,
vertreten durch die Kanzlerin,
Frau Dr. Kerstin Burck,

und

dem Personalrat
der Johannes Gutenberg-Universität Mainz,
vertreten durch den Vorsitzenden,
Herrn Rüdiger Wetzei,

wird gemäß § 76 Abs. 1 des Landespersonalvertretungsgesetzes Rheinland-Pfalz vom 24. November 2000 (LPersVG), zuletzt geändert durch das Landesgesetz zur Änderung personalvertretungsrechtlicher Vorschriften und des Landesrichtergesetzes vom 20. Dezember 2024, folgende Dienstvereinbarung
geschlossen:

 

Inhaltsübersicht

Präambel
§ 1 Geltungsbereich
§ 2 Grundsätze
§ 3 Beteiligte
§ 4 Voraussetzungen zur Durchführung des Verfahrens
§ 5 Verfahrensablauf
§ 6 Datenschutz
§ 7 Fortbildungen
§ 8 Schlussbestimmungen
§ 9 Inkrafttreten

Anlagen

Anlage 1: 1. und 2. Einladungsschreiben der Dienststelle an die BEM-berechtigte Person
Anlage 2: Antwort zur Teilnahme am Informationsgespräch
Anlage 3: Informationsflyer zum BEM
Anlage 4: Einwilligung gemäß Datenschutz-Grundverordnung
Anlage 5: Information zum Datenschutz
Anlage 6: Verpflichtungserklärung zur Wahrung des Datengeheimnisses
Anlage 7: Dokumentation der Maßnahmen für die BEM-Akte
Anlage 8: Abschlussblatt des BEM
Anlage 9: Erklärung zum Abbruch des BEM

Präambel

Gemeinsames Ziel der Dienststelle und des Personalrats der Johannes Gutenberg-Universität Mainz ist es, die Gesundheit, Motivation, Arbeitsfähigkeit und Arbeitszufriedenheit der Beschäftigten der JGU nachhaltig zu fördern und zu verbessern.

Zu diesem Zweck wird auf Basis der einschlägigen Rechtsgrundlagen des Sozialgesetzbuches (SGB), derzeit § 167 Abs. 2 SGB IX, ein betriebliches Eingliederungsmanagement (BEM) etabliert, das dazu beitragen soll, die dauerhafte Teilhabe aller Beschäftigten der JGU am Arbeitsleben zu gewährleisten. Um dieses Ziel erreichen zu können, arbeiten die am BEM Beteiligten vertrauensvoll zusammen. Dienststelle und Personalrat tragen in Umsetzung der rechtlichen Vorgaben Sorge dafür, dass erkrankte Beschäftigte nicht wegen ihrer Krankheit benachteiligt werden.

§ 1
Geltungsbereich

(1) Diese Dienstvereinbarung gilt für alle Vollzeit- und Teilzeitbeschäftigten der Dienststelle im Sinne des § 4 LPersVG, einschließlich der Auszubildenden und Anwärterinnen und Anwärter.

(2) Ausgenommen sind wissenschaftliche und künstlerische Hilfskräfte gemäߧ 64 HochSchG.

§ 2
Grundsätze

(1) Das betriebliche Eingliederungsmanagement (BEM) ist ein für die Beschäftigten freiwilliges Verfahren, dessen Durchführung die ausdrückliche Zustimmung der nach § 3 Abs. 1 BEM-berechtigten Person bedarf. Die BEM-berechtigte Person ist zu jedem Zeitpunkt berechtigt, die Fortführung des freiwilligen Verfahrens durch Erklärung zu beenden bzw. das Verfahren wieder aufzunehmen.

(2) Alle Maßnahmen des BEM setzen die Zustimmung der BEM-berechtigten Person voraus und werden gemeinsam mit der oder dem BEM-Beauftragten (§ 3 Abs. 2) geplant und durchgeführt.

§ 3
Beteiligte

Folgende Personen sind Beteiligte eines BEM-Verfahrens:

(1) BEM-berechtigte Person
Eine Einstufung als BEM-berechtigte Person erfolgt, wenn eine unter den Geltungsbereich dieser Dienstvereinbarung fallende Person innerhalb eines Zeitraums von zwölf Monaten länger als sechs Wochen bzw. mehr als 42 Tage ununterbrochen oder wiederholt arbeitsunfähig war. Bezugsgröße ist dabei nicht das Kalenderjahr, sondern die zum Zeitpunkt der Feststellung zurückliegenden 12 Monate. Die BEM-berechtigte Person ist Herrin des Verfahrens.

(2) BEM-Beauftragte oder Beauftragter
Die oder der BEM-Beauftragte wird durch das Präsidium im Benehmen mit dem Personalrat bestellt. Die oder der BEM-Beauftragte arbeitet im Rahmen ihrer oder seiner Aufgaben weisungsfrei und ist für die gesamte Organisation und Durchführung des Verfahrens verantwortlich. Die oder der BEM-Beauftragte koordiniert und steuert die einzelfallbezogenen Maßnahmen, dokumentiert den Prozessverlauf und überprüft die umgesetzten Maßnahmen auf ihre Wirksamkeit.

(3) BEM-Kernteam
Zur Durchführung des Verfahrens kann ein Kernteam gebildet werden. Diesem gehören an:

  1. die oder der BEM-Beauftragte,
  2. ein vom Personalrat beauftragtes Mitglied, sofern dies die BEM-berechtigte Person beantragt, sowie
  3. ein von der Schwerbehindertenvertretung beauftragtes Mitglied, sofern die BEM-berechtigte Person schwerbehindert, einem schwerbehinderten Menschen gleichgestellt i. S. d. § 2 Abs. 3 SGB IX oder von Schwerbehinderung bedroht ist und sie die Beteiligung beantragt.

(4) Erweitertes BEM-Team
Im Einvernehmen mit der BEM-berechtigten Person können bei Bedarf weitere interne und externe Personen zu einem erweiterten BEM-Team hinzugezogen werden, insbesondere:

  1. eine Vertreterin oder ein Vertreter der Betriebsärztlichen Dienststelle,
  2. eine Vertreterin oder ein Vertreter der Dienststelle Arbeits- Brand- und Umweltschutz,
  3. die oder der Vorgesetzte der BEM-berechtigten Person,
  4. die Rehabilitationsträger,
  5. die Schwerbehindertenvertretung, sofern diese nicht bereits dem BEM-Kernteam angehört,
  6. bei schwerbehinderten oder diesen gleichgestellten SEM-berechtigten Personen das Integrationsamt,
  7. die oder der Suchtbeauftragte sowie
  8. eine Person des Vertrauens.

(5) Vorgesetzte
Vorgesetzte haben eine besondere Verantwortung für die Gesunderhaltung ihrer Beschäftigten. Ihre Aufgabe ist es, die mit dem BEM verbundenen Maßnahmen verantwortungsvoll umzusetzen.

§ 4
Voraussetzungen
zur Durchführung des Verfahrens

(1) Die BEM-berechtigte Person oder ihre gesetzliche Vertretung erhält zunächst von der oder dem BEM-Beauftragten das schriftliche Angebot, am BEM teilzunehmen. In diesem Einladungsschreiben (Anlage 1: Einladung zur Teilnahme) werden über die Freiwilligkeit der Beteiligung, die Ziele des BEM sowie das weitere Vorgehen informiert.

Als Anlage zur Einladung werden

  1. ein von der BEM-berechtigten Person auszufüllender Rückmeldebogen zum BEM
    (Anlage 2: Antwort zur Teilnahme an einem Informationsgespräch),
  2. ein Informationsflyer zum BEM (Anlage 3),
  3. die Informationen zum Datenschutz (Anlage 5) sowie
  4. ein frankierter Rückumschlag

beigefügt. Alternativ kann die Rückmeldung per E-Mail oder telefonisch gegenüber der oder dem BEM-Beauftragten erfolgen.

Stimmt die BEM-berechtigte Person dem BEM-Verfahren zu, nimmt die oder der BEM-Beauftragte Kontakt zu dieser auf und koordiniert einen Termin für ein Informationsgespräch zur Klärung und Abstimmung der weiteren Vorgehensweise sowie zur Feststellung des Bedarfs. Die von der BEM-berechtigten Person auszufüllende datenschutzrechtliche Einwilligung (Anlage 4) wird im Rahmen des Informationsgesprächs ausgefüllt, sofern die BEM-berechtigte Person das BEM-Verfahren wünscht.

(2) Wird das BEM auf Wunsch der BEM-berechtigten Person auf einen späteren Zeitpunkt verschoben, richtet die oder der BEM-Beauftragte eine zeitlich mit der BEM-berechtigten Person abgestimmte Wiedervorlage ein. Eine Verschiebung des BEM durch die BEM-berechtigte Person ist längstens für die Dauer von drei Monaten nach Erhalt des BEM-Angebots gemäß § 4 Abs. 1 möglich.

(3) Lehnt die BEM-berechtigte Person die Durchführung des Verfahrens ausdrücklich ab, ist das Verfahren beendet. Der Nachweis über das ordnungsgemäße BEM-Verfahren wird Teil der Personalakte.

(4) Erfolgt seitens der BEM-berechtigten Person keine Rückmeldung auf das Einladungsschreiben, ergeht nach Ablauf von vier Wochen ein zweites Einladungsschreiben. Sofern die BEM-berechtigte Person innerhalb von zwei Wochen hierauf nicht reagiert, stellt die oder der BEM-Beauftragte fest, dass die BEM-berechtigte Person die Durchführung des BEM nicht wünscht. Das Verfahren ist damit beendet. Abs. 3 Satz 2 gilt entsprechend.

(5) Der BEM-berechtigten Person bleibt es in jedem Verfahrenszeitpunkt unbenommen, das BEM jederzeit in Anspruch zu nehmen. In diesem Fall tritt sie mit dem oder der BEM-Beauftragten in Kontakt.

§ 5
Verfahrensablauf

(1) Das Verfahren beginnt mit Zustimmung der BEM-berechtigten Person im oder nach dem erfolgten Informationsgespräch sowie nach Vorliegen der ausgefüllten Datenschutzerklärung (Anlage 4). Inhalte des Informationsgesprächs gemäߧ 5 Abs. 2 sind u.a.:

  1. Benennung der Ziele, Möglichkeiten und Grenzen des BEM,
  2. Ergründung möglicher betrieblicher Ursachen der Erkrankung,
  3. Ergründung möglicher Auswirkungen der Erkrankung auf den betrieblichen Alltag,
  4. Ergründung möglicher Leistungen oder Hilfen zur Vermeidung erneuter Arbeitsunfähigkeit,
  5. Klärung, welche weiteren Personen und Institutionen in das erweiterte BEM-Team aufgenommen
    werden sollen, sowie
  6. Informationen zum Datenschutz (Datenschutzerklärung: Anlage 6).

(2) Die oder der BEM-Beauftragte holt nach Absprache mit der BEM-berechtigten Person alle mit dieser festgelegten, für die weitere Durchführung des BEM-Verfahrens notwendigen Informationen ein, wie z.B. die Stellenbeschreibung der oder des BEM-Berechtigten und Gefährdungsbeurteilungen. Sie oder er koordiniert einen Termin für ein erstes Präventionsgespräch. Hierzu kann bei Bedarf und im Einvernehmen mit der BEM-berechtigten Person ein entsprechend erweitertes BEM-Team gebildet werden, das aus den im konkreten Fall
benannten internen und externen Vertreterinnen und Vertretern besteht, die im weiteren BEM-Prozess beteiligt sind (vgl. § 3 Abs. 3 und 4.). Weitere Präventionsgespräche können jederzeit auf Initiative der BEM berechtigten Person erfolgen.

(3) Die am Prozess beteiligten Personen suchen nach geeigneten Maßnahmen, die es der BEM-berechtigten Person ermöglichen, wieder ihren Arbeitsalltag aufzunehmen und ihre gesundheitlichen Probleme zukünftig zu vermeiden bzw. zu lindern.

(4) Im Anschluss treffen die am Prozess beteiligten Personen unter Einbeziehung der BEM-berechtigten
Person einvernehmlich die Entscheidung, welche Maßnahmen umgesetzt werden sollen. Die Beteiligten verständigen sich auf eine weitere Mitwirkung, um das Gelingen der Maßnahmen zu ermöglichen.

(5) In einem Maßnahmenplan wird dokumentiert, in welchem Zeitraum diese Maßnahmen zu erfolgen haben und wer für deren Durchführung verantwortlich ist. Dazu gehört u. a. die frühzeitige Abstimmung mit der oder dem jeweiligen Vorgesetzten, damit etwaige Schwierigkeiten in der Durchführung der Maßnahmen rechtzeitig erkannt und beseitigt werden können.

(6) Die fristgerechte Umsetzung der vereinbarten Maßnahmen wird von der oder dem BEM-Beauftragten
begleitet und überprüft.

(7) Innerhalb von zwei Monaten nach Abschluss der vereinbarten Maßnahmen führen die oder der BEM-Beauftragte und die BEM-berechtigte Person ein Gespräch zur Beurteilung der Wirksamkeit der vereinbarten und durchgeführten Maßnahmen. Im Falle, die Maßnahmen wirksam waren, wird das Verfahren beendet und der Nachweis über die ordnungsgemäße Durchführung des BEM-Verfahrens wird Teil der Personalakte.

§ 6
Datenschutz

(1) Das BEM erfolgt unter Wahrung der jeweils geltenden datenschutzrechtlichen Bestimmungen. Daten dürfen nur zur Erreichung der in der Präambel genannten Ziele des BEM im Einvernehmen mit der BEM-berechtigten Person erhoben, verwendet und gespeichert werden. Dies gilt insbesondere für Gesundheitsdaten, die von der BEM-berechtigten Person freiwillig mitgeteilt werden.

(2) Um ein BEM anbieten zu können, ist die Ermittlung der in. § 167 Abs. 2 SGB IX genannten Fehlzeiten notwendig. Auf Basis von Art. 88 Abs. 2 DSGVO i.V.m. § 20 LDSG werden folgende Daten erhoben, verarbeitet und genutzt:

  1. Name, Vorname der BEM-berechtigten Person,
  2. Personalnummer,
  3. Organisationseinheit.
  4. Privatanschrift,
  5. Grad der Behinderung,
  6. Stellenbeschreibung,
  7. Gefährdungsbeurteilungen,
  8. Ggf. gesetzliche Vertreter,
  9. Austrittsdatum sowie
  10. Fehlzeiten.

Diese Daten werden ausschließlich für die Anfertigung des vorgesehenen Einladungsschreibens der BEM-berechtigten Person sowie für das sich ggf. anschließende BEM-Verfahren genutzt.

(3) In der BEM-Akte werden die Unterlagen des Verfahrens aufbewahrt. Die Aufbewahrung erfolgt in digitaler Form in einem geschützten Dokumentenmanagementsystem und getrennt von der Personalakte. Zugang zu der Akte hat nur die oder der BEM-Beauftragte. Die Unterlagen aus § 4 sind davon ausgenommen. Die Unterlagen des BEM-Verfahrens werden ab der Beendigung des Verfahrens für drei Jahre aufbewahrt.

(4) Zu der Personalakte werden folgende Unterlagen genommen und nach Beendigung des BEM-Verfahrens für drei Jahre aufbewahrt:

  1. die Einladungsschreiben der Dienststelle sowie die Antworten der BEM-berechtigten
    Person (ja, nein, zu späterem Zeitpunkt) (Anlage 2) sowie
  2. die Dokumentation über den Abschluss des BEM (Anlage 8).

(5) Auf Grundlage einer anonymisierten Statistik (erstellt pro Kalenderjahr) wird jährlich die Durchführung des BEM durch die oder den BEM-Beauftragte/n evaluiert.

Folgende Daten werden in aggregierter Form herangezogen:

  1. Anzahl der Personen, die ein Informationsschreiben erhalten haben,
  2. Anzahl der Personen in Organisationseinheiten (Ebene: Fachbereiche, Zentrale Verwaltung, Zentrale Einrichtungen),
  3. Anzahl Informationsgespräche der oder des BEM-Beauftragten,
  4. Anzahl der Präventionsgespräche sowie,
  5. Anzahl der umgesetzten Maßnahmen in folgenden Kategorien: Arbeitsplatzanpassung/technische Hilfen, Qualifizierungen/neue Aufgaben im gleichen Bereich, Arbeitsplatzwechsel, sonstige Maßnahmen.

Die Statistik wird der Dienststelle und dem Personalrat vorgelegt.

§ 7
Fortbildungen

Die Dienststelle ermöglicht den Mitgliedern des BEM-Kernteams nach Feststellung des individuellen Bedarfs die Teilnahme an Schulungs- und Fortbildungsveranstaltungen zur Erlangung der zur Mitarbeit im BEM-Kernteam erforderlichen Kompetenzen im Rahmen der zur Verfügung stehenden Haushaltsmittel. Die Feststellung des individuellen Bedarfs der Mitglieder des BEM-Kernteams sowie dessen Umsetzung erfolgt durch die Abteilung Personalangelegenheiten.

§ 8
Schlussbestimmungen

(1) Die Dienstvereinbarung wird auf unbestimmte Zeit geschlossen.

(2) Die Dienstvereinbarung ist mit einer Frist von sechs Monaten, frühestens jedoch ein Jahr nach Inkrafttreten schriftlich kündbar. Im Falle einer Kündigung wirken ihre Regelungen nach. Personalrat und Dienststelle nehmen unverzüglich Verhandlungen über ihre Fortführung bzw. die Anpassung dieser Dienstvereinbarung auf.

(3) Einzelne Bestimmungen können im gegenseitigen Einvernehmen jederzeit geändert, aufgehoben oder ergänzt werden.

(4) Bei einer gebotenen Änderung des Einladungsschreibens zum BEM-Verfahren, insbesondere aufgrund einer Rechtsprechungsänderung, wird das entsprechend angepasste Einladungsschreiben dem Personalrat zur Kenntnis gebracht und der Dienstvereinbarung hintenangestellt. Einer erneuten Befassung mit der Dienstvereinbarung bedarf es nicht.

§ 9
Inkrafttreten

Diese Dienstvereinbarung tritt am Tage nach der Unterzeichnung in Kraft und löst die bisherige
Dienstvereinbarung zum betrieblichen Eingliederungsmanagement der JGU vom 10. März 2020
ab.

 

Mainz, den 18. März 2025
Dr. Kerstin Burck
Kanzlerin der
Johannes Gutenberg-Universität Mainz

Mainz, den 16. April 2025
Rüdiger Wetzel
Vorsitzender des Personalrats der
Johannes Gutenberg-Universität Mainz

 

Dienstvereinbarung (samt Anlagen) als PDF