This page is also available in English
Dienstreisen zu Geschäftsorten außerhalb der Dienstorte Mainz oder Germersheim bedürfen der vorherigen elektronischen Genehmigung. Ausgenommen hiervon sind Dienstreisen, die im Rahmen von generellen oder individuellen Pauschalgenehmigungen durchgeführt werden. Dienstreisen von Hochschullehrerinnen und Hochschullehrern bedürfen lediglich der elektronischen Anzeige.
Die Genehmigung als Dienstreise erfolgt für die Dauer des Dienstgeschäftes und die notwendige An- und Rückreisezeit. Wird die Dienstreise mit einem privaten Aufenthalt verbunden, ist bei Flugreisen zwingend zum Buchungszeitpunkt ein Vergleichsangebot durch die Dienstreisenden einzuholen und dem Antrag auf Reisekostenvergütung beizufügen (siehe auch unter „Dienststättenprinzip“ und „Verbindung von Dienstreisen mit Privataufenthalten“).
Etwaige Sicherheitshinweise und Einreisebestimmungen zu den bereisten Ländern sind der Homepage des Auswärtigen Amtes (www.auswaertiges-amt.de) zu entnehmen und zu beachten.
Auf einer Dienstreise besteht grundsätzlich Unfallversicherungsschutz während der Ausübung des Dienstgeschäftes, für notwendige An- und Rückreisen sowie Fahrten am Geschäftsort. Im Schadensfall erfolgt bei Tarifbeschäftigten eine Einzelfallprüfung durch die zuständige Unfallkasse Rheinland-Pfalz, bei Beamten durch das Referat Beamtenrecht des Dezernates Personal und Rechtsangelegenheiten.
Ein Unfall auf einer Dienstreise ist daher unverzüglich, spätestens nach Rückkehr von der Dienstreise anzuzeigen. Den entsprechenden Vordruck finden Sie unter www.arbeitsschutz.uni-mainz.de/unfallanzeige/.
Die Genehmigung einer privaten Kfz-Benutzung zur Durchführung der Dienstreise führt nicht zwangsläufig zu einer Haftungsübernahme im Falle eines Sachschadens. Hierüber kann erst nach einer im Einzelfall durchzuführenden Prüfung entschieden werden.
Im Einvernehmen mit den Dienstreisenden kann bei Anordnung oder Genehmigung der Dienstreise eine niedrigere Reisekostenvergütung als nach dem Landesreisekostengesetz vorgesehen festgelegt werden. Die Festlegung sollte sich grundsätzlich aus der Dienstreisegenehmigung ergeben; etwaige gesonderte Vereinbarungen sind dem Antrag auf Dienstreisegenehmigung und dem Antrag auf Reisekostenvergütung beizufügen.
Wird die Dienstreise an der Wohnung oder einem anderen Ort außerhalb des Dienstortes angetreten oder beendet, werden höchstens die Fahrt- und Flugkosten erstattet, die bei der Abreise oder Ankunft an der Dienststätte entstanden wären. Daher ist es unbedingt erforderlich, dass bei Flugreisen, die nicht vom dem Dienstort nächstgelegenen Flughafen erfolgen, ein entsprechendes Vergleichsangebot eingeholt wird.
Dienstreisen sind vorrangig mit regelmäßig verkehrenden Beförderungsmitteln durchzuführen. Erstattet werden hierbei die Fahrtkosten für die Benutzung der niedrigsten Klasse. Für Bahnfahrten von mindestens dreistündiger Dauer zu einem Geschäftsort außerhalb des Landes Rheinland-Pfalz können die entstandenen Fahrtkosten der nächsthöheren Klasse erstattet werden, sofern dies genehmigt wurde. Fahrpreisermäßigungen sind in Anspruch zu nehmen, eine private BahnCard oder ein privates Deutschlandticket ist zur Fahrpreisreduzierung einzusetzen. Die Kosten eines Deutschlandtickets können auf Antrag erstattet werden, wenn dieses sich durch seinen Einsatz im Rahmen einer Dienstreise oder in der Summe mehrerer Dienstreisen im monatlichen Geltungszeitraum vollständig amortisiert hat. Eine teilweise Erstattung der Anschaffungskosten oder eine fiktive Erstattung von Fahrtkosten ist nicht gestattet.
Die Benutzung eines Flugzeuges kann nur genehmigt werden, wenn dies zur Durchführung der Dienstreise notwendig ist.
Wegstreckenentschädigung bei Benutzung eines privaten PKW wird bei Vorliegen triftiger Gründe in Höhe von derzeit € 0,28 je Kilometer gewährt. Liegen keine triftigen Gründe vor, beträgt die Wegstreckenentschädigung derzeit € 0,18 je Kilometer.
Buchungen von Flügen für Dienstreisen können über das mit der JGU kooperierende Reisebüro ATG vorgenommen werden. Hierzu übermitteln Sie bitte Ihre Dienstreisegenehmigung per E-Mail an ATG. Für einen reibungslosen Ablauf ist es deshalb erforderlich, dass die Anträge auf Genehmigung von Dienstreisen rechtzeitig gestellt werden und insbesondere hinsichtlich des Kostenträgers sorgfältig ausgefüllt sind. Die Abrechnung von bei ATG gebuchten Flügen erfolgt grundsätzlich über die Lufthansa AirPlus Company Card; Dienstreisende erhalten in diesen Fällen für die in Anspruch genommenen Leistungen keine Privatrechnung von ATG, sondern die angefallenen Kosten sowie der CO2-Kompensationsbetrag werden direkt der entsprechenden Kostenstelle belastet. In den Fällen, in denen eine Buchung über die Lufthansa AirPlus Company Card nicht möglich oder beabsichtigt ist, sind die gebuchten Leistungen von den Dienstreisenden direkt zu begleichen und bei der Reisekostenabrechnung geltend zu machen.
Die Reiseleistungen sind buchbar beim Reisebüro ATG, Mergenthalerallee 73-75, 65760 Eschborn, Tel. +49 69 9675 5700,
E-Mail: central.de@atgtravel.com
Dienstlich veranlasste Flugreisen unterliegen aufgrund eines Ministerratsbeschlusses einem CO2-Kompensationserfordernis. Soweit also eine Dienstreise mit dem Flugzeug durchgeführt werden muss, ist für die dadurch anfallende klimaschädliche CO2-Emission eine Ausgleichszahlung an die Stiftung Natur und Umwelt Rheinland-Pfalz zu leisten.
Die pauschalierten Ausgleichsbeträge werden nach dem Verursacherprinzip den jeweiligen Abrechnungsobjekten, aus denen der Flug bezahlt wurde, nachträglich durch das Dezernat Finanzen und Beschaffung belastet und zentral abgeführt. Nähere Informationen hierzu finden Sie bei Dienstreisen unter https://www.verwaltung.personal.uni-mainz.de/personalangelegenheiten/
Bei Aufenthalten in Tropen, Subtropen und Regionen mit besonderen klimatischen Belastungen sowie Infektionsgefährdungen ist eine arbeitsmedizinische Vorsorgeberatung vor Antritt der Reise verpflichtend. Für Bedienstete der JGU mit Dienstort Mainz werden diese Vorsorgeberatungen beim Betriebsärztlichen Dienst der Universitätsmedizin nach vorheriger Terminvereinbarung (Tel. 06131-172233), E-Mail: jgu-bad@unimedizin-mainz.de, durchgeführt. Eine rechtzeitige Terminvereinbarung, idealerweise 6 bis 8 Wochen vor Antritt der Dienstreise, ist zur Durchführung der Vorsorgeberatung erforderlich. Die Terminanfrage beim Betriebsärztlichen Dienst kann auch direkt im elektronischen Prozess des Dienstreiseantrags gestellt werden. Zu dem Beratungstermin ist der ausgefüllte und von der Führungskraft unterzeichnete Anmeldebogen mitzubringen, der unter dem Button Dienstreisen unter https://www.verwaltung.personal.uni-mainz.de/personalangelegenheiten/ abrufbar ist. Bedienstete mit Dienstort Germersheim können einen Reisemedizinischen Dienst in ihrer Nähe aufsuchen. Eine Bescheinigung der Dienststelle ist hierfür nicht erforderlich, da von der entsprechenden Stelle direkt eine Rechnung ausgestellt wird, die beim Fach-/Arbeitsbereich einzureichen ist.
Dienstreisen in die betroffenen Gebiete sind daher so rechtzeitig zu beantragen, dass noch genügend Zeit bleibt, eine Beratung und ggf. fehlende Impfungen zu veranlassen. Die Kosten für die Beratung und eventuell notwendige Untersuchungen oder Impfungen sind von der jeweiligen Organisationseinheit zu tragen, bei Drittmittelbediensteten sind die Kosten aus dem Drittmittelprojekt zu finanzieren. Eine Auflistung der betroffenen Gebiete finden Sie auf unserer Homepage in dem entsprechenden FAQ unter Dienstreisen. Anlage-11-Staatenliste-AMV.pdf
Wird die Dienstreise mit einem privaten Aufenthalt verbunden, ist für diesen Zeitraum eine private reisemedizinische Vorsorge zu treffen. Die über die JGU veranlasste Arbeitsmedizinische Beratung gilt nur für den dienstlichen Anteil der Reise.
Erfolgt keine Durchführung der Arbeitsmedizinischen Vorsorgeberatung ist die vorbehaltliche Genehmigung der Reise als Dienstreise gegenstandslos sowie jegliche Erstattung von Reisekosten ausgeschlossen.
Die JGU Mainz und book-n-drive kooperieren im Bereich der Mobilität. Am Haupteingang der JGU im Bereich der Kolonnaden stehen book-n-drive Carsharing-Fahrzeuge zur Verfügung. Für Beschäftigte besteht die Möglichkeit, Carsharing-Fahrzeuge bei dienstlicher Nutzung zu Sonderkonditionen anzumieten. Bei Interesse an diesem Angebot muss eine Registrierung auf der Infoseite von book-n-drive für die JGU Mainz erfolgen. Die Abrechnung für die Nutzung der Fahrzeuge mit der persönlichen Kundenkarte erfolgt über das Privatkonto. Das Carsharing-Angebot ist reise-kostenrechtlich als Mietwagennutzung zu werten. Eine Kostenerstattung bei der Durchführung von Dienstreisen kann erfolgen, wenn im konkreten Einzelfall triftige Gründe für die Nutzung eines Mietwagens gegeben sind. Diese bitten wir auf dem Reisekostenantrag entsprechend anzugeben.
Die Verbindung einer Dienstreise mit einem Privataufenthalt ist grundsätzlich möglich. Die Abwägung der Verhältnismäßigkeit der Dauer des Dienstgeschäfts zu dem privaten Aufenthalt sowie die Urlaubsgewährung in Gisbo liegen dabei in der Verantwortung der Vorgesetzten bzw. des Organisationsbereichs. Wird Urlaub vor oder nach dem Dienstgeschäft verbracht, ist die Reisekostenvergütung maximal auf die Strecke Dienstort – Geschäftsort – Dienstort und den notwendigen Aufenthalt zur Erledigung des Dienstgeschäftes begrenzt. Bei Flugreisen ist daher ein Vergleichsangebot zeitgleich mit der Buchung der tatsächlichen Flüge einzuholen, aus dem ersichtlich ist, welche Flugkosten bei unmittelbarer Anreise vor Beginn bzw. unmittelbarer Rückreise nach Ende des Dienstgeschäfts entstanden wären. Das Vergleichsangebot ist mit dem Antrag auf Reisekostenvergütung einzureichen.
Wird Urlaub vor und nach dem Dienstgeschäft in Anspruch genommen, werden reisekostenrechtlich lediglich die Fahrtkosten vom Urlaubsort zum Geschäftsort und wieder zurück zum Urlaubsort berücksichtigt; die An- und Abreise in das bereiste Land wird dem privaten Aufenthalt zugeordnet und ist nicht erstattbar.
Die Reisekostenvergütung ist mit dem Formular „Antrag auf Reisekostenvergütung“ innerhalb einer Ausschlussfrist von sechs Monaten geltend zu machen. Die Frist beginnt mit dem Tag nach Beendigung der Dienstreise.
Soll die Berechnung der zustehenden Reisekosten nach eigenen Kostenrichtlinien eines Drittmittelgebers erfolgen, sind bei dem Antrag auf Reisekostenvergütung die jeweiligen Sondervorschriften beizufügen.
Der Text des LRKG ist in der derzeit geltenden Fassung über das Downloadportal des Dezernates Personal und Rechtsangelegenheiten auf der Homepage der Verwaltung abrufbar.