Hier finden Sie alle Informationen für die Gestaltung und den Ablauf von Stellenausschreibungs-, Bewerbungs- und Stellenbesetzungsverfahren für nichtwissenschaftliche Stellen über das Bewerbungsmanagementsystem.
Über den folgenden Link gelangen Sie zum System.
Allgemeine Informationen können Sie dem ausführlichen Handbuch oder dem kompakten Leitfaden entnehmen.
Fragen und Antworten rund um das Bewerbermanagementsystem finden Sie in unseren FAQ.
Grundlage für die Besetzung einer Stelle ist die Stellenbeschreibung. Hier werden Tätigkeiten und die dazu zwingend erforderlichen Kenntnisse zu Papier gebracht. Die Erstellung einer Stellen- bzw. Dienstpostenbeschreibung ist grundsätzlich für jede Stelle erforderlich. Ausgenommen sind Stellen für Beamte des höheren Dienstes. Bitte verwenden Sie für die Erstellung der Stellen- bzw. Dienstpostenbeschreibung die folgende Vorlage:
Den Entwurf der Stellen- bzw. Dienstpostenbeschreibung senden Sie bitte an eingruppierung@uni-mainz.de. Die Mitarbeiterinnen aus dem Referat PA4: Eingruppierung kümmern sich um die Festsetzung der Eingruppierung und führen die Anhörung beim Personalrat zur Stellenbewertung durch. Gemäß der Verwaltungsverfügung ist es erfordlich die Zustimmung des Personalrates vor der Ausschreibung der Stelle einzuholen.
Sobald die Stellenbeschreibung fertig gestellt ist, kann das Anforderungsprofil für den/die neue/n Mitarbeiter/in erstellt werden. Ein durchdachtes Anforderungsprofil ist der erste Schritt für eine erfolgreiche Personalauswahl. Neben den notwendigen Fachkompetenzen überlegen Sie sich auch, welche Methoden-, Sozial- und Selbstkompetenzen Sie von Ihrer zukünftigen Mitarbeiterin oder Ihrem zukünftigen Mitarbeiter erwarten. Auch wünschenswerte Kenntnisse und Fähigkeiten können im Anforderungprofil nun definiert werden.
Die Ausschreibung vakanter Stellen wird zentral vom Dezernat Personal und Rechtsangelegenheiten - Referat PA 4: Personalrecruiting - vorgenommen.
Die Beantragung einer Ausschreibung erfolgt über das Bewerbungsmanagementsystem des Dezernats Personal und Rechtsangelegenheiten:
https://stellenboerse.uni-mainz.de/HPv3/Dashboard
Bitte loggen Sie sich mit Ihrem Universitätsaccount im System an.
Weitere Informationen zur Einführung in das System finden Sie in folgendem Video:
Die Ausschreibung einer neuen Stelle wird über den Menüpunkt "Stellenangebote" – "Neue Stelle" beantragt. Hier finden Sie ein Formular, welches Sie durch den Antragsprozess begleitet.
Weitere Hinweise entnehmen Sie unserem Klickvideo zum Prozess:
Innerhalb dieses Prozesses werden Sie aufgefordert den Ausschreibungstext zu gestalten. Formulieren Sie dabei die Anforderungen und Aufgaben klar und verständlich, um möglichst zielgerichtet die richtige Bewerberin oder den richtigen Bewerber anzusprechen. Stellen Sie heraus, was die JGU als Arbeitgeberin und Sie in Ihrem Bereich zu bieten haben.
Zur Unterstützung bei der Erstellung des Ausschreibungstextes, stellen wir Ihnen die entsprechenden Templates in deutscher und englischer Sprache im Bewerbungsmanagementsystem zur Verfügung.
Bitte schauen Sie dabei auch in unsere Ausfüllhinweise, die Sie bei der Erstellung der Texte unterstützen sollen und die Verwendung der Templates erklären, wo nötig.
Vor Veröffentlichung der Stellenausschreibung ist es stets erforderlich, dass der/die Budgetverantwortliche Person des jeweiligen Bereichs der Ausschreibung zugestimmt hat. Die Freigabe der Budgetverantwortlichen Person erfolgt automatisch nach Absenden Ihres Antrages mittels eines automatischen Workflows.
Sobald der Antrag geprüft und die Stellenausschreibung fertiggestellt ist, wird die Veröffentlichung der Ausschreibung durch das Dezernat Personal und Rechtsangelegenheiten, Referat PA 4: Personalrecruiting durchgeführt. Sie erhalten eine Information mit dem endgültigen Ausschreibungstext. Gerne ist es möglich diese Ausschreibung innerhalb Ihrer Netzwerke weiter zu streuen, bitte verwenden Sie dazu den Link zur Stellenausschreibung in unserer Stellenbörsen, damit die Bewerberinnen und Bewerber das Bewerbungsformular nutzen können.
Sobald die Stelle durch das Dezernat Personal und Rechtsangelegenheiten ausgeschrieben wurde, werden Sie und alle am Verfahren beteiligten Personen darüber per E-Mail informiert. Alle Informationen, die diese Ausschreibung betreffen sowie die eingehenden Bewerbungen finden Sie ab diesem Zeitpunkt im Bewerbungsmanagementsystem.
Die Bewerbungen gehen über die an das Bewerbungsmanagementsystem geknüpfte Stellenbörse ein und sind im System unter dem Menüpunkt "Bewerbungen" - "Bewerbersuche" abrufbar. Die Bewerber*innen erhalten automatisch eine Eingangsbestätigung.
Über das System kann nun eine erste Bewertung der Bewerber*innen vorgenommen werden sowie die Kommunikation mit den Kandidaten*innen erfolgen.
Bewerbungen auf Stellenausschreibungen enthalten personenbezogene Daten im Sinne der einschlägigen Vorschriften zum Datenschutz und können auch besonders sensible und daher durch zusätzliche Vorschriften geschützte Daten im Sinne des Art. 9 DS-GVO enthalten. Bitte beachten Sie daher die Hinweise zum Datenschutz für die Verwaltung von Bewerbungen.
Das System bietet die Möglichkeit Daten verschiedener Bewerber*innen in einer Excel-Tabelle gegenüberzustellen. Markieren Sie hierzu die gewünschten Bewerbungen der Personen in der Bewerbersuche (Menü Bewerbungen - Bewerbersuche) und wählen anschließend den Button „Daten exportieren“.
Weitere Hinweise entnehmen Sie unserem Klickvideo zum Prozess:
Nach Eingang und Sichtung der Bewerbungen treffen Sie Ihre Vorauswahl stets transparent und systematisch anhand des Anforderungsprofils. Als Unterstützung zur Auswahl der geeignetsten Bewerbungen verwenden Sie gerne unsere Vorlagen:
Die Mitarbeiter*innen des Referats Personalentwicklung beraten Sie gerne. Weitere Informationen finden Sie auf ihrer Homepage.
Es ist sinnvoll, sich bereits vor Veröffentlichung der Stelle Gedanken um mögliche Termine für die Vorstellungsgespräche zu machen. Laden Sie nach der Terminierung der Auswahlgespräche den Personalrat, die Gleichstellungsbeauftragte und ggf. die Schwerbehindertenvertretung zu den Gesprächen ein.
Was ist bei einer Bewerbung schwerbehinderter Menschen zu beachten?
Als schwerbehinderte Menschen gelten Personen, deren Grad der Behinderung von mindestens 50 festgestellt wurde. Schwerbehinderten Menschen gleichgestellt werden solche Menschen mit Behinderung mit einem Grad der Behinderung von weniger als 50, aber wenigstens 30 (§ 2 SGB XI). Die Gleichstellung wird mit dem Tag des Eingangs des Antrags auf Gleichstellung bei der Bundesagentur für Arbeit wirksam. Sie kann befristet werden. Bei Stellen zur Berufsausbildung gelten besondere Regeln.
Gemäß § 165 S. 3 SGB IX sind schwerbehinderte Menschen zu einem Vorstellungsgespräch einzuladen, es sei denn, ihnen fehlt offensichtlich die fachliche Eignung. Offensichtlich bedeutet dabei unzweifelhaft, also unter keinen Gesichtspunkten für die Stelle geeignet.
Sobald sich ein schwerbehinderter Mensch auf die Stelle beworben hat, hat die Schwerbehindertenvertretung ein Recht zur Teilnahme an allen Bewerbungsgesprächen. Sie ist somit zu allen Gesprächen einzuladen.
Eine nachträglich bekannt gewordene Behinderung oder Gleichstellung ist so lange unter Anwendung der besonderen gesetzlichen Regelungen zu berücksichtigen, wie das Bewerbungsverfahrung noch nicht weit fortgeschritten ist oder die Auswahlentscheidung getroffen wurde.
Was ist bei einer Bewerbung von JGU internen Personen zu beachten?
Eine interne Vorrangbewerbung liegt zunächst vor, wenn die/der Bewerber*in zum Zeitpunkt der Bewerbung befristet oder in Teilzeit an der JGU beschäftigt ist und die ausgeschriebene Stelle eine Entfristung des Beschäftigungsverhältnisses oder eine Erhöhung der Arbeitszeit ermöglichen würde. Ausgenommen hiervon sind wissenschaftliche Hilfskräfte und Lehrbeauftragte. Während des Auswahlverfahrens (Vorauswahl, Vorstellungsgespräche) sind interne Vorrangbewerbende nach den gleichen Maßstäben wie die übrigen Bewerbenden zu bewerten. Der eigentliche Status als Vorrangbewerber*in kommt erst am Ende des Auswahlverfahrens zum Tragen, wenn es um die finale Entscheidung der Stellenbesetzung geht. Sollten mehrere Bewerber*innen für die Stelle in Betracht kommen sind interne Vorrangbewerber*innen bei gleicher Eignung bevorzugt zu behandeln. Sollten Sie sich unsicher sein, ob in Ihrem Ausschreibungsverfahren eine entsprechende Bevorzugung zu beachten ist, wenden Sie sich bitte an die Kolleginnen der PA4.
Wählen Sie die anhand Ihrer Vorauswahl geeignetsten Bewerber*innen aus und lassen ihnen eine entsprechende Einladung zu einem Vorstellungsgespräch über die Aktion "Bewerber einladen" im Bewerbungsmanagementsystem zukommen.
Das Vorstellungsgespräch ermöglicht Ihnen einen persönlichen Eindruck des Bewerbers/ der Bewerberin zu erhalten und auch die Bewerber*innen erhalten in diesem Gespräch einen Eindruck unserer Universität. Aus diesem Grund sollten die Vorstellungsgespräche gründlich vorbereitet werden. Führen Sie die Gespräche anhand eines teilstrukturierten Leitfadens durch. Als Unterstützung bieten wir Ihnen folgendes Muster:
Machen Sie sich strukturiert Notizen – während und nach den Gesprächen.
Arbeitsproben während eines Vorstellungsgesprächs / Vereinbaren eines Probearbeitstags
Gerne können Sie eine auf die Stelle abgestimmte Probeaufgabe, während (oder unmittelbar vor/nach dem Gespräch) bearbeiten lassen, um die Eignung der Bewerber*innen anhand einer typischen Aufgabe aus dem späteren Berufsalltag besser einschätzen zu können.
Ebenso ist es möglich, einen Termin zum Probearbeiten zu vereinbaren. Bitte beachten Sie, dass hierfür kein Vertrag geschlossen wird. Sollte für Arbeiten in einem Bereich eine Gefährdungsunterweisung notwendig sein, ist diese entsprechend zu Beginn des Probearbeitens durchzuführen.
Bitte beachten Sie, dass die gesetzliche Unfallversicherung lediglich in folgenden Fällen greift:
- Bei Personen, die auf Aufforderung der Bundesagentur für Arbeit oder einer anderen Stelle ein Vorstellungsgespräch wahrnehmen (dies umfasst auch den unmittelbaren Hin- und Rückweg zum Gespräch)
- Personen, die nicht auf Aufforderung der Bundesagentur für Arbeit oder einer anderen Stelle ein Vorstellungsgespräch wahrnehmen, können als „Wie-Beschäftigte“ versichert sein, wenn sie im Rahmen einer Arbeitsprobe/eines Probearbeitens eine dem Unternehmen dienende Tätigkeit ausführen. Dies umfasst keine Hospitation.
Sollte es sich lediglich um eine Hospitation handeln, bitten wir daher darum, die Bewerber*innen im Vorfeld darüber zu informieren, dass kein gesetzlicher Unfallversicherungsschutz besteht.
Nach Ihrer Auswahl kann die Einstellung des bestgeeignetsten Bewerbers/ der bestgeeignetsten Bewerberin veranlasst werden. Nutzen Sie hierzu bitte die Aktion „Auswahlbegründung“ im Bewerbungsmanagementsystem, welche über die Bewerbermappe des ausgewählten Bewerbers / der ausgewählten Bewerberin angesteuert wird. Bitte beachten Sie, dass Ihre Auswahl begründet und transparent sein muss.
Weitere Hinweise entnehmen Sie unserem Klickvideo zum Prozess:
Nach Einstellung des/der Bewerbers/in werden die Absagen für die übrigen Bewerber zentral von dem Dezernat Personal und Rechtsangelegenheiten vorgenommen.
Bleibt für Sie noch die Vorbereitung auf den ersten Arbeitstag und die Einarbeitung der neuen Mitarbeiterin bzw. des neuen Mitarbeiters: Bereiten Sie den ersten Arbeitstag der/ des neuen Kollege*in gut vor und heißen Sie sie bzw. ihn an unserer Universität willkommen. Bereiten Sie eine strukturierte Einarbeitung vor. Nutzen Sie die Probezeit, um Ihre Auswahlentscheidung zu prüfen.
Für Fragen stehen Ihnen die Kolleginnen und Kollegen
des Dezernats Personal und Rechtsangelegenheiten gerne zur Verfügung.
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